Camila Farani
Adaptação
Home office não deve significar reuniões o dia inteiro
Não é mais novidade para ninguém que a pandemia impulsionou o trabalho remoto e acelerou a transformação digital nos negócios como poucos poderiam imaginar. Esse trágico contexto de isolamento social foi capaz de convencer até mesmo os gestores mais relutantes que o home office funciona e, em muitos casos, veio para ficar.
Porém, para compensar esse distanciamento e manter o local de trabalho vivo em um sentido virtual, os empregadores também incentivaram as pessoas a se manterem firmes na jornada de trabalho convencional. A mensagem é que trabalhar em casa é bom e pode até ser muito eficiente - desde que as pessoas participem de videochamadas com todas as outras durante o dia todo.
No entanto, os trabalhadores muitas vezes se encontram em situações em que a “jornada de trabalho” é composta por tarefas domésticas, além daquelas demandadas por suas equipes e empresas. Na prática, o dia a dia em casa pode ser mais estressante quando somamos todos estes fatores. Como administrar essa luta contra o relógio e não desestimular o time com reuniões por vídeo a todo momento?
Habilitar o trabalho remoto de maneira eficaz vai além de apenas dar aos funcionários um notebook e uma conta Zoom. Abrange práticas destinadas a compensar ou evitar as principais limitações do trabalho remoto, bem como aproveitar totalmente a flexibilidade que o controle remoto pode oferecer - trabalhando não apenas de qualquer lugar, mas a qualquer hora desejada (de acordo com o que cada atividade permite, obviamente).
O excesso de reuniões longas por videoconferência, além de serem contra-produtivas (afinal, com tantas reuniões, não há tempo para executar o que se define através das mesmas), também são um risco à saúde por conta de esgotamento e fadiga. Suzanne Degges-White, professora na Northern Illinois University, acredita que quando fazemos videochamadas o dia todo estamos praticamente “acorrentados” a uma tela, o que é psicologicamente desanimador.
Por que estamos todos sentindo 'fadiga de reuniões'? Por ter que se concentrar em 15 pessoas ao mesmo tempo na visualização da galeria ou se preocupar com sua aparência enquanto fala, uma série de coisas pode fazer com que alguém se sinta ansioso ou preocupado em uma videochamada. Qualquer um desses fatores exige mais foco e energia mental do que uma reunião cara a cara.
A verdade é que nem toda videochamada precisa ser uma videochamada. Você provavelmente não precisa de bate-papo por vídeo para todo o seu trabalho, então utilize desta ferramenta apenas quando for de fato necessário. Reuniões longas e exaustivas quase sempre são fruto de um planejamento ruim.
Para uma reunião por vídeo produtiva e assertiva é importante seguir a já conhecida regra dos 5Ps: (Propósito, Preparação, Processo, Participação e Progresso):
Propósito: Toda reunião produtiva precisa obrigatoriamente ter um propósito. Todos os participantes devem saber qual o motivo da mesma para que, naquele momento, se forme um grupo de trabalho dedicado a um objetivo comum;
Preparação: Cada participante deve estar preparado para que o propósito seja atingido o quanto antes;
Progresso: Após todos estarem preparados para a reunião, cada participante deve sair dela melhor do que quando entrou;
Participação: Parece óbvio, mas se os convidados da reunião não interagem, provavelmente não precisariam estar nela. Só deve estar em uma videochamada quem tiver algo a contribuir sobre o tema em questão;
Processo: Reuniões produtivas são regidas por uma agenda. Idealmente cada participante deve saber qual será a sua aparição e qual o momento da mesma. No caso de reuniões recorrentes, a agenda pode e deve ser padronizada.
Muitos podem pensar que as reuniões longas e improdutivas por vídeo não causam efeitos colaterais, mas esse pode ser um dos principais motivos que levam um colaborador ou um time inteiro a um desestímulo e afetam diretamente no rendimento profissional.
Reuniões devem ser eficientes e, via de regra, não devem durar mais tempo que a quantidade de horas que os funcionários levariam para executar a tarefa demandada através da própria reunião. Pensando nisso, e seguindo a regra dos 5Ps, uma empresa mantém seu time produtivo e motivado para executar todas as terefas, seja no escritório ou no trabalho remoto.
