No mundo empresarial contemporâneo, a integridade e a conformidade são fundamentais para uma boa reputação das organizações. É aqui que entra o compliance, um conjunto de práticas e procedimentos que visam garantir que uma empresa opere dentro das leis e regulamentos relevantes, além de seguir padrões éticos e morais.
O que é um Programa de Compliance?
A palavra “compliance” significa estar em conformidade e um Programa de Compliance visa adequar a empresa para cumprir as leis e todo o arcabouço regulatório que se aplica a ela, bem como para cumprir as normas e procedimentos internos com atitudes éticas e de integridade. Isso envolve não apenas uma mudança de comportamento, mas uma mudança de cultura para redução de riscos e manutenção de um ambiente de trabalho mais saudável e harmonioso.
Um Programa de Compliance completo vai analisar todas as áreas da empresa, não apenas a parte de integridade. Ele deve mapear os riscos e procedimentos existentes nelas todas para poder profissionalizar a empresa toda e fazer as conexões entre as áreas e as pessoas, melhorando, assim, a sua comunicação interna.
Aplicação em médias e pequenas empresas
Embora falar em Programa de Compliance possa evocar imagens de grandes corporações com departamentos dedicados, ele é igualmente importante para médias e pequenas empresas.
Segundo o BCA, o compliance é importante para empresas menores, principalmente para uma padronização e profissionalização da atividade, tornando-a mais competitiva no mercado. O compliance pretende proteger a imagem da empresa, inibir a ocorrência de fraudes internas e externas, instituir controles e mapear riscos para auxiliar na tomada de decisões, bem como criar um ambiente saudável e organizado para reter talentos e aumentar a produtividade dos seus colaboradores.
Quais as vantagens de implantar um Programa de Compliance na sua empresa?
Um Programa de Compliance efetivo é um investimento e traz diversos benefícios para a empresa, dentre eles:
- Redução de prejuízos financeiros: com a revisão de procedimentos, implementação de controles e mapeamento de riscos, a empresa vai reduzir o número de processos judiciais, evitar e/ou reduzir aplicação de multas e penalidades, e reduzir os desvios de bens e valores da empresa;
- Melhoria da organização interna: com a padronização de procedimentos internos e treinamento dos colaboradores, ocorre uma melhoria na qualidade da prestação dos serviços e uma profissionalização dos negócios;
- Reputação e função social: a confiabilidade na empresa por meio de uma atuação íntegra e profissional traz uma valorização da marca, maior atratividade de clientes, parceiros e colaboradores, melhoria do ambiente de trabalho, aumento da satisfação e produtividade dos colaboradores, e atração/ retenção de talentos;
- Oportunidade de negócios: a empresa se torna mais competitiva no mercado e em licitações, fica mais atrativa para receber investimentos e passa a ter maior clareza na tomada de decisões que beneficiem a empresa com um planejamento estratégico direcionado.
Como implantar um Programa de Compliance, na prática
É crucial ressaltar que a implementação do compliance não apenas pode, como deve ser adaptado segundo a realidade e necessidades específicas de cada empresa. Isso significa que não existe uma abordagem única ou uma sequência rígida a ser seguida. A flexibilidade é fundamental para garantir que o programa de compliance seja eficaz, aceito pelos colaboradores e se integre organicamente às operações da empresa.
Além disso, é importante destacar que o compliance não se limita apenas às questões legais ou de integridade. Embora esses sejam aspectos fundamentais, é recomendado que o programa de compliance também abranja áreas como governança corporativa, trabalhista, comercial, ambiental, financeiro, proteção de dados, entre outras, dependendo da natureza e do escopo das atividades da empresa.
Segundo o BCA, pode-se dividir a implantação de um programa de compliance em 5 macroetapas:
- Análise da empresa e dos riscos: compreensão do contexto da empresa, análise de documentos existentes e mapeamento de riscos
- Execução: Elaboração do plano de mitigação dos riscos e documentos necessários, criação de procedimentos, manuais e padronização.
- Comunicação e treinamentos: divulgação dos novos procedimentos e documentos, conscientização e treinamentos dos colaboradores
- Monitoramento: cobrança e acompanhamento do cumprimento das normas pelos colaboradores
- Ajustes e reciclagem: correções, ajustes e melhorias no que foi implementado. Reciclagem de temas e procedimentos que forem necessários.
Assim, a análise de riscos e a identificação de prioridades devem ser constantes e dinâmicas, acompanhando as mudanças no ambiente interno e externo da organização. Um Programa de Compliance é cíclico. À medida que a empresa evolui e se desenvolve, o Programa de Compliance também deve evoluir, sendo revisado e atualizado conforme necessário para garantir sua eficácia contínua.
Quais são os principais desafios do Programa de Compliance em empresas de menor porte?
Na prática, existem diversos desafios que podem dificultar a implantação do Programa e eles variam conforme a empresa e suas características. O BCA indica quais são os mais recorrentes e o porquê:
- Mudança de cultura: mudar os hábitos de uma pessoa já é difícil, imagine de uma organização inteira. É importante ter paciência e ganhar a confiança dos colaboradores, pois eles precisam se conscientizar de que as mudanças a serem implementadas serão melhores para eles próprios no futuro. Essa mudança leva tempo e é importante persistir;
- Apoio da alta gestão: é importante que os colaboradores vejam que os seus gestores estão apoiando o programa e sigam seus exemplos. Por isso, é importante que os gestores sejam os primeiros a seguir as novas regras e ajudar na disseminação da nova cultura. Se os gestores não cobrarem que os procedimentos sejam seguidos, não aplicarem advertências e não mudarem a sua própria mentalidade, é muito difícil que o programa tenha êxito;
- Recursos financeiros: às vezes é necessário realizar investimentos em sistema, treinamento, contratação de pessoas ou ferramentas que podem ter custos. E, a depender dos valores envolvidos, a empresa pode não ter condições de arcar com eles ou preferir direcionar o dinheiro para outra coisa;
- Confiança no canal de denúncias: no Brasil ainda persiste a cultura do “dedo duro” e existe o medo de retaliação pelos colegas caso seja realizada alguma denúncia. Desta forma, muitas pessoas não utilizam o canal mesmo sabendo de coisas que prejudicam alguém ou a empresa. É importante haver a conscientização e incentivos para que as pessoas confiem na ferramenta e ela se torne uma grande aliada para descobrir desvios internos e cometimento de infrações;
- Continuidade e manutenção do programa: após o período de implantação, é importante que o programa seja mantido pela própria empresa. Para isso, ela deve ter atingido um grau de maturidade e possuir pessoas exclusivamente para cuidar do compliance interno. Novos colaboradores precisam ser apresentados à cultura da empresa e aos documentos exigidos para sua função. Caso contrário, aquilo que foi implementado tem grandes chances de se perder.
- Dizer “não”: mesmo que as pessoas conheçam as regras da empresa, sempre vai ter alguém que vai pedir uma exceção ou achar que aquilo não se aplica a ela. Desta forma, é papel do compliance ser firme na sua posição e proibir condutas contrárias às normas da empresa para que a sua solidez acabe.
Como a assessoria especializada pode ajudar na implantação do Programa de Compliance?
Para médias e pequenas empresas, investir em medidas de compliance é uma decisão estratégica que pode proteger a reputação e o sucesso a longo prazo.
Ter uma assessoria especializada tem maiores chances de êxito porque é um terceiro alheio à organização que traz um conhecimento externo, técnico e especializado, mapeando melhor os riscos, apontando as falhas e ajudando na implementação de melhorias. A assessoria torna esse processo mais eficiente e seguro, permitindo que os colaboradores possam focar em suas atividades e ter maior produtividade.
