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Quando as empresas enfrentam autuações fiscais ou lançamentos de crédito tributário pelas autoridades fiscais, muitas acreditam que o caminho é quase que fatalmente levar o processo para defesa no Judiciário. Contudo, o que muitos não percebem é que uma fase administrativa bem conduzida, com provas robustas e técnico-jurídicas, pode não só evitar o litígio, mas também preservar recursos financeiros e a reputação da empresa. É nesse contexto que um processo administrativo fiscal bem estruturado se torna fundamental para prevenir disputas e garantir segurança jurídica.
Para a advogada Sarah Tockus, do escritório Mazutti Ribas Stern Advogados, focar desde o início na condução estratégica do processo de fiscalização, com a validação da entrega de informações e documentos, e, por consequência, com a formalização das provas no curso do processo administrativo fiscal faz toda a diferença.
Segundo levantamento de processos tributários, grande parte dos litígios levados ao Judiciário tiveram sua raiz em falhas na fase administrativa, seja por condução inadequada do procedimento de fiscalização, por provas incompletas ou mal instruídas, ou em decorrência da defesa que não apresentou todos os fatos modificativos, impeditivos ou extintivos do direito do fisco de cobrar a dívida tributária.
No âmbito do processo administrativo, os órgãos de contencioso administrativo-tributário (com composição técnica especializada) têm apresentado índices de acolhimento e pacificação consideráveis, o que contribui para a solução de muitos conflitos antes mesmo de migrar para o Poder Judiciário. (Neste ponto, vale lembrar que, conforme o Código Tributário Nacional, o lançamento do crédito tributário exige formal apuração do fato jurídico e motivação adequada para evitar nulidade.)
Processo Administrativo Fiscal vs. Judicial: o princípio da verdade material
É crucial que o contribuinte compreenda a diferença do ambiente probatório entre as esferas. Enquanto o processo judicial se pauta primariamente pelo princípio dispositivo, dependendo majoritariamente das provas que as partes trazem, o processo administrativo fiscal é regido pelo princípio da verdade material.
Isso significa que a autoridade fiscal não está limitada às alegações do autuado ou da fiscalização; ela tem o poder-dever de investigar e determinar a produção de provas que julgar necessárias para formar sua convicção sobre a ocorrência do fato gerador. Essa característica impõe um ônus da prova maior ao Fisco, mas também exige do contribuinte uma defesa administrativa completa, visando não deixar nenhuma lacuna fática ou documental para que a Administração Pública possa utilizar tais falhas processuais a seu favor.
Nulidade do Lançamento do Crédito Tributário: a importância do CTN
O lançamento é um ato administrativo vinculado, e dada a sua importância, o Código Tributário Nacional (CTN) é claro ao exigir a formal apuração do fato jurídico e a motivação adequada. A correta instrução probatória pelo contribuinte é a melhor forma de blindar o contribuinte de cobranças indevidas
Uma prova robusta apresentada na defesa administrativa, que demonstre fatos impeditivos, modificativos ou extintivos com clareza técnica, força o órgão julgador administrativo a analisar a legalidade e a materialidade da cobrança em um nível de detalhe que raramente é alcançado quando a discussão é concentrada apenas no contencioso judicial. Via de regra, uma decisão vitoriosa na esfera administrativa, por ser proferida por órgãos técnicos, compostos por representantes do fisco e dos contribuintes, é mais provável que na esfera judicial.
Os erros críticos no contencioso tributário
Se você quer entender como estruturar desde já a melhor prova no seu processo administrativo fiscal, vale uma conversa direta com a equipe da Mazutti Ribas Stern Advogados que atua fortemente na interface entre consultoria e contencioso tributário.
Se a fase administrativa for mal‑conduzida, o contribuinte já parte em desvantagem é nela que se constitui o crédito tributário, sob o olhar técnico‐jurídico, não apenas no tribunal.
Advogada Sarah Tockus
Erros na instrução probatória e omissão de prova no contencioso
1. JORNALISTA GAZETA DO POVO: Quais são os erros mais comuns que contribuintes cometem quando entram no processo administrativo sem uma boa prova?
Advogada Sarah Tockus: Um dos erros mais frequentes é subestimar o momento da defesa administrativa e pensar que “vamos resolver depois no Judiciário”. A omissão na produção da prova mais adequada ou mesmo na ausência de uma fundamentação estratégica, gera uma lacuna que poderia ser suprida com uma defesa administrativa bem instruída.
Peso decisivo da fase Administrativa-Tributária no resultado final
2. JORNALISTA GAZETA DO POVO: Por que a fase administrativa, apesar de menos visível, tem tanto peso no resultado final de um conflito tributário?
Advogada. Sarah Tockus: Porque na fase administrativa ocorre o que chamamos de constituição definitiva do crédito tributário é quando o fato jurídico é formalmente apurado e quantificado, sob a égide do Código Tributário Nacional. Se essa fase for mal-conduzida, o contribuinte já parte em desvantagem. Além disso, é importante lembrar que os órgãos de contencioso administrativo, além de serem muitas vezes compostos por representantes do fisco e dos contribuintes, têm alta especialização técnica, o que ermiteque muitos conflitos sejam pacificados antes de chegar ao Judiciário, reduzindo custos e incertezas que são próprios do contencioso judicial.
Melhores Práticas para Preparação Probatória Eficaz (Checklist)
3. Jornalismo Gazeta do Povo: Quais práticas você recomenda para que empresas melhorem sua preparação probatória no processo administrativo fiscal?
Advogada. Sarah Tockus: Recomendo três práticas principais:
- Acompanhamento do procedimento de fiscalização: condução estratégica, com a validação da entrega de informações e documentos;
- Mapear os fatos jurídicos: antes mesmo da autuação, entender o que gerou ou pode gerar o débito tributário e identificar documentos que descaracterizem eventual lançamento por parte do fisco.
- Instruir a defesa administrativa desde o começo: reunir todos os documentos relativos aos fatos impeditivos, modificativos ou extintivos, contratar pareceres se necessário, definir claramente pontos de discordância e justificar a defesa com provas concretas.
- Acompanhar estrategicamente o contencioso administrativo: monitorar o andamento, participar das fases de diligências e produção de prova, e posicionar-se de modo a evitar a judicialização ou, se necessário, estar preparado para ela com melhores condições.
- Atuar preventivamente: rever operações que geraram discussões junto ao fisco e buscar alternativas para evitar futuras autuações da mesma natureza.
Se você atua em gestão tributária, compliance ou gestão de riscos fiscais, acompanhe o Mazutti Ribas Stern Advogados para mais conteúdos como este. Nosso escritório produz regularmente artigos, vídeos e webinars que ajudam empresas a se antecipar, se proteger e resolver conflitos com eficiência.
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